Η μορφή μιας επιστολής έχει σημασία όσο το περιεχόμενό της.
Η επικεφαλίδα μιας επιστολής περιλαμβάνει όλα όσα προηγούνται του περιεχομένου της επιστολής σας, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της διεύθυνσής σας, της διεύθυνσης του παραλήπτη, ενός χαιρετισμού ή χαιρετισμού και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μιας θέματος. Η μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την επικεφαλίδα της επιστολής σας εξαρτάται από το αν γράφετε μια επιχείρηση ή μια φιλική επιστολή.
Επιστολές των επιχειρήσεων
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τρεις μορφές επιστολών επιχειρήσεων - πλήρες μπλοκ, εναλλακτικό μπλοκ και τροποποιημένο μπλοκ και σημειωματάριο. Ενώ η πλήρης μορφή μπλοκ είναι πιο δημοφιλής, τα στοιχεία σε αυτά τα γράμματα είναι τα ίδια. Ευθυγραμμίστε τη διεύθυνσή σας κατά μήκος της αριστερής πλευράς του χαρτιού. Προσθέστε την ημερομηνία που σκοπεύετε να στείλετε το γράμμα δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνσή σας. Δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία, περιλαμβάνουν το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Αν το άτομο έχει τίτλο, συμπεριλάβετε και αυτόν. Δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη περιλαμβάνουν ένα χαιρετισμό. Ο χαιρετισμός μιας επαγγελματικής επιστολής συχνά χρησιμοποιεί τη λέξη "Αγαπητέ" και τελειώνει με ένα παχύ έντερο. Η διαφορά μεταξύ του πλήρους μπλοκ και του εναλλακτικού μπλοκ είναι η συμπερίληψη γραμμής υποκείμενου στο εναλλασσόμενο μπλοκ δύο γραμμών κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη και δύο γραμμές πάνω από το χαιρετισμό. Τα τροποποιημένα επιχειρησιακά γράμματα ευθυγράμμισης ευθυγραμμίζουν τις πληροφορίες που προηγούνται του χαιρετισμού κατά μήκος της δεξιάς πλευράς του χαρτιού και χρησιμοποιούν το ίδιο διάστημα όπως και οι άλλες μορφές.
Φιλικά γράμματα
Όταν γράφετε μια φιλική επιστολή, πατήστε τη διεύθυνσή σας και την ημέρα που στέλνετε την επιστολή στο δεξιό μισό της σελίδας. Μην προσθέσετε μια γραμμή μεταξύ της διεύθυνσής σας και της ημερομηνίας. Δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία που αποστέλλετε το γράμμα και ευθυγραμμισμένες με την αριστερή πλευρά του χαρτιού, περιλαμβάνουν ένα χαιρετισμό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η λέξη "αγαπητή" θα κάνει. Χρησιμοποιήστε ένα κόμμα στο τέλος του χαιρετισμού σας.
Επιστολόχαρτο
Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας σε επιχειρηματική ή φιλική επιστολή εάν στέλνετε την επιστολή στο επιστολόχαρτο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ξεκινάτε την επιστολή σας με την ημερομηνία που την αποστέλλετε και ακολουθήστε τη μορφοποίηση για τον τύπο επιστολής που στέλνετε.
Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο
Ορισμένες εταιρείες τυποποιούν τον τρόπο μορφοποίησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραφείο, πότε να συμπεριλάβει ένα cc: και ποιος σε cc :, πώς να μορφοποιήσετε τη γραμμή θέματος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ακόμα και τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς που θα χρησιμοποιήσετε. Το τμήμα ανθρωπίνων πόρων ή ο διευθυντής σας πιθανόν να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές μορφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας. Αν η επιχείρησή σας δεν έχει μια πολιτική σε ισχύ, σκεφτείτε να ακολουθήσετε τους κανόνες που έχουν τεθεί για τη σύνταξη επιχειρηματικών και φιλικών επιστολών. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αποστέλλονται γρήγορα, αλλά αξίζουν τόσο προσοχή όσο και προσοχή με γραπτά γράμματα. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο, πιθανόν να απομακρύνετε τη διατύπωση της μορφοποίησης μιας συγκεκριμένης κλάσης. Διπλός έλεγχος, ωστόσο, ότι έχετε γράψει σωστά τα πάντα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένης της γραμμής του θέματος, εάν χρησιμοποιείτε ένα.
Πριν στείλετε
Προτού στείλετε την επιστολή σας, είτε μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας των ΗΠΑ είτε ηλεκτρονικά, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει όλα σωστά, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του παραλήπτη, και ότι έχετε χρησιμοποιήσει τη σωστή διεύθυνση. Ελέγξτε επίσης την τοποθέτηση των σημείων στίξης, είτε πρόκειται για ένα παχύ τετράγωνο μετά το χαιρετισμό, όπως για μια επιχειρησιακή επιστολή, είτε για ένα κόμμα, όπως για μια φιλική επιστολή. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά την επιστολή ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
