Η σαφής επικοινωνία μεταξύ των εποπτικών αρχών και των μελών του προσωπικού κρατά όλους να προχωρήσουν.
Εάν ο προϊστάμενός σας δεν επικοινωνεί τακτικά μαζί σας, ίσως αρχίσετε να αναρωτιέστε γιατί. Ίσως να μην είστε αρκετά εκτιμημένοι για να δώσετε προσοχή - και ίσως είναι απλώς θέμα χρόνου προτού αφήσετε να φύγετε. Η έλλειψη επικοινωνίας από τους εποπτικούς φορείς μπορεί να είναι τόσο επιζήμια για τα κίνητρα και την παραγωγικότητα όσο και η κακή επικοινωνία. Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτά, πόσο καλά εκτελούν και τι συμβαίνει στον οργανισμό που θα μπορούσε να επηρεάσει τις προσπάθειές τους. Αλλά οι επόπτες πρέπει να ακούν και από τα μέλη του προσωπικού. Πρέπει να γνωρίζουν πώς προχωρούν οι δραστηριότητες και ποια εμπόδια μπορεί να εμποδίσουν την επιτυχία.
Σημαντική επικοινωνία
Υπάρχει ένας άμεσος σύνδεσμος μεταξύ των εταιρειών υψηλής απόδοσης και της ουσιαστικής επικοινωνίας που αφαιρεί την ασάφεια. Οι ηγέτες παρέχουν σαφείς στόχους και κατεύθυνση. Τα μέλη του προσωπικού αναφέρουν ακριβή αποτελέσματα που οδηγούν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις. Οποιαδήποτε προβλήματα ή ερωτήματα που προκύπτουν κατά μήκος της πορείας προς τα αποτελέσματα διοχετεύονται πίσω σε ηγέτες, οι οποίοι στη συνέχεια γνωστοποιούν τυχόν αλλαγές ή διευκρινίσεις στην ήδη υπάρχουσα κατεύθυνση. Όταν επιτρέπεται στα μέλη του προσωπικού να συμμετέχουν στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και στις φωνητικές ιδέες, αποκτούν ένα θεμελιωμένο ενδιαφέρον για το αποτέλεσμα, γεγονός που αυξάνει το επίπεδο αφοσίωσής τους στην επιτυχία και στην κατοχή των αποτελεσμάτων.
Εργαλεία επικοινωνίας
Τα μέλη του εποπτικού οργάνου και του προσωπικού δεν πρέπει ποτέ να βασίζονται σε μηνύματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άμεσα μηνύματα για επικοινωνία. Οι άμεσες επαφές και οι συζητήσεις πρόσωπο με πρόσωπο συμπληρώνουν τα κενά, ελαχιστοποιώντας την πιθανότητα παρερμηνείας του μηνύματος. Οι εκφράσεις προσώπου και η γλώσσα του σώματος προσθέτουν μη λεκτικές υποδείξεις που σηματοδοτούν στάση και κατανόηση. Ένας υπάλληλος θα μπορούσε να πει ότι κατανοεί την κατεύθυνση ενός επιβλέποντος, αλλά η έκφρασή της μπορεί να σημάνει αμφιβολία ή ανησυχία. Οι επόπτες πρέπει να επικοινωνούν τακτικά μέσω συναντήσεων του προσωπικού, εκτός από τη λήψη ευκαιριών για καθοδήγηση και καθοδήγηση. Τα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να επωφελούνται από συναντήσεις και πολιτικές ανοιχτής πόρτας όχι μόνο για να ενημερώνουν τον επιβλέποντα αλλά και να θέτουν ερωτήσεις.
Η επικαιρότητα και ο τόνος
Οι επόπτες θα πρέπει να παρέχουν έγκαιρη ενημέρωση στα μέλη του προσωπικού όταν τα πράγματα έχουν περάσει καλά και όταν απαιτείται βελτίωση - αλλά η αρνητική ανάδραση δεν πρέπει να είναι αρνητική στον τόνο. Η εποικοδομητική κριτική βοηθά τα μέλη του προσωπικού να εξετάσουν πώς να κάνουν καλύτερα την επόμενη φορά. Η καταστροφική κριτική είναι αποθαρρυντική. Η παροχή σχολίων προστιθέμενης αξίας δημιουργεί εμπιστοσύνη και υποστηρίζει την οικοδόμηση ομάδας. Τα μέλη του προσωπικού γνωρίζουν πάντα πού βρίσκονται. Η άμεση θετική ανατροφοδότηση παρακινεί τους υπαλλήλους να συνεχίσουν να κάνουν καλά. Η άμεση αρνητική ανατροφοδότηση που δεν είναι καταστροφική για τον τόνο εμποδίζει τους υπαλλήλους να επαναλαμβάνουν τα λάθη ή τους ενθαρρύνει να βρουν καλύτερους τρόπους για να προχωρήσουν. Η αναμονή μέχρι να έρθει η ώρα για μια ετήσια αξιολόγηση της απόδοσης δεν παρέχει θετική αξία.
Επαγγελματικότητα
Είτε οι επικοινωνίες είναι ομότιμοι, μέλη εποπτικών στελεχών, είτε μέλη εποπτών, πρέπει πάντα να είναι επαγγελματίες. Από τη σκοπιά της γλώσσας, ο επαγγελματισμός σημαίνει να μην ορκίζεσαι ποτέ, να αποφεύγεις όρους αργαλειού και να προσπαθείς να είσαι αρκετά γραμματικά σωστός ώστε να ακούσεις μορφωμένους χωρίς να ξεπεράσεις - δεν χρειάζεται να ακούς σαν αγγλικός καθηγητής. Όταν πρόκειται για μη λεκτικές ενδείξεις, θυμηθείτε ότι η στάση του σώματος έχει σημασία. Κρατήστε αυτό πίσω και να κρατάτε ψηλά το κεφάλι σας για να δείξετε εμπιστοσύνη. Αποφύγετε τη συσσώρευση και την εργασία για να διατηρείτε επαφή με τα μάτια. Εξάλλου, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι τόσο για το πώς αποστέλλεται ένα μήνυμα όσο και για το περιεχόμενο του μηνύματος.
